Beleid Gegevensbescherming
De organisatie achter Helden van Breda heet Stichting Present. Van oorsprong organiseert deze stichting activiteiten op het gebied van bewust leven. De huidige activiteiten liggen rondom het boek Goed Volk – 15 heldenverhalen van Bredanaars, de rubriek ‘Held van de Maand’ die in de Bredase Bode verschijnt en een in de toekomst uit te geven magazine. Het gaat voornamelijk om selectie- en redactiewerkzaamheden; een enkele keer om live presentaties of een workshop. Dat zijn eenmalig activiteiten waarvoor namen en mailadressen worden verzameld. Daarnaast vindt er op kleine schaal boekverkoop van Goed Volk plaats, waarvoor naam- en adresgegevens worden ingevuld.
Voor de rubriek in de Bredase Bode en het magazine verzamelt en selecteert de stichting aanmeldingen van voorbeeldpersonen. Er wordt gebruik gemaakt van één lijst. Op journalistieke wijze onderzoekt een selectieteam of deze aanmeldingen tot interviews of verhalen kunnen worden bewerkt. De betrokken professionals en vrijwilligers ondertekenen contractjes en/of geheimhoudingsverklaringen, die uiteraard ook worden bewaard. Ook medewerkenden aan het boek hebben verklaringen ondertekend.
De nieuwbrieven en website houden onze belangstellenden op de hoogte. Daarnaast zijn er mensen die recht hebben op een medewerkersexemplaar. Van deze personen zijn gegevens verzameld, hoe minimaal die soms ook zijn. Dit beleid gaat over alle vormen van gegevensverzameling.

De verantwoordelijke functionaris voor dit beleid is de secretaris die te bereiken is onder anitavanderhelm@stichtingpresent.com. Voor de uitvoering ervan is het hele bestuur verantwoordelijk.

Selectie Helden van Breda
Gevoelige persoonsgegevens zoals bedoeld in de AVG van aanmeldingen en geïnterviewden worden bewaard zolang het project loopt. Enkele keren per jaar worden de gegevens geactualiseerd. Daardoor worden er regelmatig gegevens verwijderd van zowel laptop als back-up. Uiteraard wordt zeer zorgvuldig omgegaan met de gegevens.

Eenmalige activiteiten
De deelnemerslijsten van evenementen worden binnen de gebruikelijke termijn weggehaald uit de digitale omgeving. De geprinte versie die nodig is bij controle aan de deur wordt na afloop versnipperd.

Nieuwsbrief en medewerkersexemplaar
Iedere ontvanger van de nieuwsbrief heeft persoonlijk toestemming gegeven voor ontvangst van de nieuwsbrief en kan die te allen tijde intrekken. Dat geldt ook voor een te ontvangen medewerkerseditie. De lijsten zijn goed beveiligd.

Verkoop van Goed Volk
De adresgegevens van de verzendingen van het boek worden niet bijgehouden. Dat staat ook op de website vermeld.

Twee websites
Op dit moment zijn er twee websites: Stichting Present en Helden van Breda. De websites voldoen aan alle beveiligingseisen. In 2019 zal de website van Stichting Present verdwijnen.

 Foto’s op websites en nieuwsbrief
Alle personen op foto’s van de websites of in de nieuwsbrief hebben daarvoor uitdrukkelijk toestemming gegeven.De helden uit de verhalen hebben allen meegewerkt aan de portretten en hebben toestemming gegeven voor publicatie.

Zorgvuldigheid
Er zijn drie functionarissen die bij de gegevens kunnen voor de nieuwsbrieven en de website van Helden van Breda. Zij beheren die en brengen mogelijk wijzigingen aan nadat ze inloggen met slechts voor hen kenbare wachtwoorden. Gegevens (voor de mailings) van eenmalige activiteiten van Present zijn alleen toegankelijk voor de bestuursleden.

Alle gegevens worden bewaard op een beveiligde laptop/pcen back-up. Een eventuele papieren versie wordt achter een gesloten deur bewaard.
Iedereen die op de aanmeldings- of selectielijst voorkomt, mag te allen tijde zijn /haar gegevens inzien, laten bewerken of laten verwijderen zonder enige uitleg bij de genoemde functionaris.

Vrijwilligers die te maken hebben met de gegevens (denk bijvoorbeeld aan controle bij de deur), hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Mocht er onverhoopt diefstal zijn van de gegevens (fysiek of gehackt) dan wel een andersoortig datalek, dan worden de betrokkenen direct gewaarschuwd. We proberen dit actief te voorkomen door aan alle beveiligingsverplichtingen te voldoen en dat regelmatig te controleren. De verantwoordelijke functionaris zal met betrokkenen in gesprek gaan als er problemen ontstaan met een mogelijk gegevenslek.

De gegevens worden niet doorverkocht of gebruikt voor andere doeleinden. Wel kunnen de gegevens met toestemming van de betrokkenen worden overgedragen aan stichtingen met een soortgelijk doel.
Voor 2018 gold een overgangsbeleid en werd aan aanmelders achteraf toestemming gevraagd. Inmiddels wordt vooraf expliciete toestemming gevraagd aan de aanmelders.

 

Dit beleid is vastgesteld in april 2018 en aangepast in januari 2019. Zodra nieuwe activiteiten dat vragen wordt ons privacybeleid opnieuw bekeken.